作者：马修·兰迪斯·亚戴尔
来源：中国档案报
2017-02-17 星期五
数字世界中档案工作者的角色调整
早期，档案馆一般只面向从事研究或者其他严肃学术工作的用户提供档案利用服务。档案馆可提供的检索目录和著录工具十分有限，如果想要找到所需档案，最有效的途径就是向具有专业知识的档案管理员求助。
随着档案著录的实践走向标准化，建立了检索工具体系，形成了更加开放的利用方式。这时，利用者通常能够自己找到所需档案材料，但档案管理员仍需经常指导利用者发现他们可能没有涉及的档案信息。
在数字时代来临后，大多数利用者期待着可以在线查找更多的档案信息。那么，整个档案利用过程中档案管理员处于什么位置？
档案工作者作为传统观念中档案利用的中介者，也是与利用者互动的沟通者，正接受着来自数字利用的挑战。提供在线档案利用可能切断档案工作者与利用者之间的联系，从而创造出一种“无形中介”的形式。然而，在线利用档案要求利用者不仅要在没有档案工作者的帮助下找到他们要找的档案，而且还要能够理解档案的背景信息。
这使得档案的著录及其相关标准建设显得格外重要。同时，意味着档案工作者面临的挑战更加艰巨。那么，档案工作者如何以利用者更易理解的方式展示档案的含义和背景？
随着档案数字化工作的推进，受到利用者需求的影响，采用档案文件级著录方式已经成为大势所趋。但这却是一个耗时耗力的过程。
数字世界中档案利用的实践
在美国密歇根大学本特利历史图书馆，档案工作者尝试为馆藏档案和数字信息创建多点检索。如果一个档案全宗拥有与其相关联的数字记录，那么在线图书馆目录、在线检索工具，以及各种主题指南和门户网站都能提供链接，以供检索利用。
目前，本特利历史图书馆可以提供在线利用的档案信息资源主要有数字化静态图像、音视频档案数字化副本、原生电子档案3个方面。
数字化静态图像。本特利历史图书馆的档案工作者以利用优先为原则选择了大约6000张地图、建筑图纸、广告传单和海报进行数字化，并将数字化成果放在网上提供在线利用。静态图像的数字化母版存储在一个只对工作人员开放权限的服务器上。同时，本特利历史图书馆运用研究开发的数据库，从文件级次来对所有图像进行管理。这个数据库保存着涵盖档案全宗、标题、时间、主题词等多方面的著录信息。
本特利历史图书馆有一个图片库，图片库精选了重要图片以供在线利用，图片库中的图片或没有版权限制，或是由密歇根大学拥有版权。图片库对公众完全开放，利用者可以根据需要下载图片。
音视频档案数字化副本。本特利历史图书馆保存有大量的音视频档案。音频档案的规格包括卷片（开盘带）、留声机唱片、钢丝录音带、盒式录音带。视频档案包括各种尺寸的胶片和磁带等。时过境迁，很多音视频资料由于缺乏合适的设备无法播放了。因而，从提供利用的角度来考虑，将这些格式转换成数字格式是唯一的选择。通常，一旦选定要转换的音视频档案，首先需要创建一个保存格式，同时再创建一个派生格式供利用者使用。对于音频档案，他们采用的是广播波形格式（BWF）。对于视频档案，他们创建了β制式磁带和MPEG-2两种保存格式。
由于存储容量的限制，视频档案的数字化副本目前采用离线硬盘存储。为了满足利用者调阅利用视频档案的要求，在本特利历史图书馆阅览室提供DVD拷贝和部分流媒体视频的阅览。通过视频档案访问入口，允许利用者搜索网站所有的数字视频，但由于资源的限制，只有一部分馆藏视频档案可以在线使用。音频档案只允许在本特利历史图书馆阅览室查阅利用，因为大量音频档案仍受版权保护。
针对原生电子档案内容的著录，他们尝试使用类似传统档案的著录方法，将原生电子档案全宗分解成丛集、子丛集、案卷等级次来进行描述。如果内容需要，还会采用文件级著录的方式进行描述。
通常，利用者可以通过检索工具来查阅原生电子档案。利用者可以在检索工具中找到链接，通过链接可以直接访问图书馆的资源库。许多电子档案资源还存在版权问题，一部分资源的版权尚不确定，还有部分档案的捐赠人对档案的使用提出了限制条件。
在这种情况下，根据相关规定，本特利历史图书馆进行档案数字化并提供档案利用。通常只有在图书馆阅览室提供有限的档案利用。档案信息安全工作站负责进行评估和测试，提供有限的基于互联网的档案利用，屏蔽文件共享网站，阻止上传、下载或保存文件等服务。
在服务器端，他们建立了一个允许访问档案著录数据的门户网站。在这里，研究者可以搜索并找到所需的馆藏信息条目，但如果需要查看具体档案内容，则要到馆实地查找。
数字世界中档案利用的未来
数字世界中档案利用的未来发展方向在哪里？众所周知，有些档案利用者和研究者通常是行家里手，对档案内容信息的了解往往比档案工作者还要多。允许并鼓励这些档案利用者以一种崭新且独特的方式来为档案馆做出自己的贡献，将会对档案工作的发展大有裨益。比如众包、在线标签、在线誊录档案内容等，诸如此类的档案众包项目都正在进行中，同时也在做可行性、合规性测试。然而，这些做法会带来了一些问题，例如档案传统意义上被视为诚信、历史来源和权威的代名词，当档案控制权从档案工作者手中转移到利用者的手中，那将会发生什么？在上述项目的开展中，档案工作的标准化问题如何解决？
尽管问题重重，但有些档案馆的档案工作者仍达成一个共识：即使有风险或是错误，利用者提供的数据还是极其有价值的。有这样一个例子，美国国家档案馆2012年4月公布了一组1940年的人口普查数据，通过与相关家谱组织合作，16.3万余名志愿者参与其中，人口普查中1.32亿个姓名的标引仅仅用了4个月时间就完成了。
孙 婷 编译
（作者系美国密歇根大学本特利历史图书馆工作人员）
原载于《中国档案报》2017年2月16日 总第3028期 第三版