行之苟有恒 久久自芬芳 —记浙江省高级人民法院档案数字化工作实践

作者:本报记者 崔珍珍
来源:《中国档案报》
2015-12-29 星期二
 编者按

今年,国家档案局局长、中央档案馆馆长李明华对浙江省高级人民法院等5家单位的数字档案馆室建设经验做出批示:浙江省在落实国家档案局关于全国数字档案馆室建设部署上,理念先进、工作扎实,成绩显著。此后,时任浙江省委常委、秘书长赵一德在浙江省数字档案馆室建设推进会上充分肯定了这5家单位的经验与做法。为此,本报记者专程前往浙江省高级人民法院,就浙江全省法院档案数字化建设的探索与实践情况进行了采访,现将其经验做法与读者分享。

站在浙江省高级人民法院(以下简称“省高院”)办公大楼门口,记者抬头望去,挂有国徽的高大宏伟建筑在阳光的映照下庄严肃穆。

人民法院是实现社会主义公平正义的重要力量。党的十八大报告将维护公平正义提到了崭新高度,明确“公平正义是中国特色社会主义的内在要求”,真诚回应了人民群众对公平正义的新期待。随着数字化和“互联网+”时代的到来,案件档案作为记录和见证人民法院公正司法的重要基础性载体,扮演着十分重要的角色,在浙江省高院的努力下,档案数字化工作在服务当事人、律师、法官等各项工作中发挥的作用也愈加凸显。

2011年,浙江省高院结合审判工作实际,大力推进全省法院诉讼档案数字化工作,通过数字化扫描加工,档案智能化管理,层层推进,实现了网上调卷和远程查阅两项主要功能。

把功课做细

省高院办公室有关同志介绍:“全省105家法院已完成2000年以来诉讼档案的扫描加工,其中43家完成全部档案扫描,全省2300多万卷诉讼档案87%完成数字化扫描。电子诉讼档案已在法官、当事人、律师之间广泛应用。”

万事开头难。亲历此事的省高院有关同志感慨:“其实,我们2006年就开始着手推进档案数字化,但由于资金紧张,人手少,场地小,一时难以全面开展,直到2009年开始大面积推广。2013年,我们确定了11家法院作为档案智能化管理试点,实现了借阅、还卷、清点盘库的自动化,使得纸质档案的管理更加精准、快捷和安全。”

在推进档案数字化加工的同时,省高院大力加强档案管理规范化,在全省法院实行归档报结制度,即归档后才能作为案件办结,在全国法院率先实现以归档数作为结案数。这一举措既从根本上解决少数案卷归档久拖失控的老大难积弊,也夯实了档案数字化基础。档案科的工作人员表示:“这个方法实施以来,每个人都会按时上交案卷,再也不用催促了。”

纸张越旧,扫描加工费用越高;档案越新,利用率也越高。针对这个特点,省高院开始对纸质档案按照“从前往后推”的方式进行数字化加工。档案科的工作人员说:“当事人、律师、法官随时都要调取档案进行诉讼或者参考,所以新档案借阅频繁,对此,我们首先将当天、当月的新档案及时进行数字化扫描,录入浙江法院审判信息系统,另一方面从现在往以前的时间推,不断将以往的案卷录入系统。截至目前,省高院的档案扫描已推至20世纪50年代。”

把平台做深

浙江法院审判信息系统可以说是实现案卷网上调阅和远程查询的重要平台,案卷扫描加工形成电子影像后要上传至该系统,当事人、律师、法官,上级法院调卷、法院之间的横向调卷等各项工作都要在该系统上进行操作。

该系统存储着诉讼档案、归档文件、文书档案、统计档案、基建档案、设备档案、录音档案、录像档案、司法鉴定等各类档案,通过这个平台,可实现档案管理、档案借阅等功能。档案科的工作人员说:“有了这个平台,法官可以在线实现本地调阅卷、异地调阅卷,了解案件原审情况,或者参考关联案件。”

工作人员一边向记者演示着浙江法院审判信息系统,一边介绍道:“省高院针对网上归档、扫描加工的格式标准、管理系统的流程和操作方法,特别是对电子档案远程调阅卷的操作流程及查阅范围等,制定了一系列档案数字化工作规范,使得法院电子档案从生成到利用的整个过程,有据可循,实现了标准化、规范化管理。”

同时,依托电子化的审判质效评估系统,省高院对各地法院档案数字化工作实现了数据自动汇集、定期通报、综合考核等功能,有效促进了各地法院的档案数字化工作。通过定期回访检查,及时回应实际工作中出现的新情况、新问题,进一步巩固档案数字化工作的既有成果,使法院的档案工作朝着智能化、信息化、科学化方向发展。

把服务做实

随着信息化的推进,今年6月,全省法院已全面实现远程调阅卷。依托远程查阅系统,全省法院之间实现了即查即阅,当事人可就近阅卷,大大提高了法官的工作效率,方便了当事人等就近查档,在档案查阅方式上实现了质的飞跃。

当事人可持身份证、案卷号前往当地法院的专用计算机查阅打印电子档案。今年6月,温州市龙湾法区的一起民事案件当事人张某及其代理律师来到当地法院查阅相关档案。档案员了解到,当事人还有另一起由杭州市经济开发区法院办理的民事案件,也需要查阅档案中的起诉状、证据材料、庭审笔录、裁判文书等材料,随即通过远程调阅卷系统向杭州经济开发法院发起电子案卷查阅申请,很快,当事人张某及其代理律师就看到了自己在杭州的案卷材料。在顺利查到档案后,张某说:“如果从温州赶到杭州查阅案卷资料,来回至少要耗费大半天时间,花费几百元路费,现在只需要到本地法院,花几分钟就可以看到远在杭州的案卷,真是又快又省钱!”

省高院立案庭路法官说:“我正在受理一个再审案件,原审法院是丽水中院,为了解整个案情的来龙去脉和原审法院办理案件的情况,我需要查阅保存在丽水中院档案室的相关案卷资料。以往,我只能调阅纸质案卷,必须先开具调卷函,寄给丽水中院,对方收到调卷函后,再将案卷通过机要渠道邮寄给高院,这么一来一去,一般要半个月,而且还有遗失案卷的风险。现在,通过远程调阅卷系统,一旦再审立案,我登录自己的账号,无须办理任何手续,就可直接看到丽水中院的电子案卷。如果有别的原因需要调阅省内其他法院的关联案件,也可以通过法院间网上审批完成调阅卷,当天就可以看到原审电子案卷,真是提高了办案效率,更不用担心卷宗遗失的情况发生。”

档案室里如火如荼。两位双鬓微染几许银丝的老同志坐在一旁,戴着老花镜一丝不苟地整理着摞满桌子的档案。隔壁的档案扫描加工室里七八个年轻人排成一队,快速操作着计算机进行档案数字化加工,靠墙的一组柜子里摆满了档案。看到一个个勤劳工作的档案人,记者不由地想起一句话:“行之苟有恒,久久自芬芳。”只要档案人心怀理想并加以坚持,假以时日,定能收获一簇芳香。

原载于《中国档案报》2015年12月28日 总第2855期 第三版

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