科技报告档案管理对策研究

作者:仇秀丽 张志杰
来源:福建档案
2016-03-17 星期四
科技报告是进行科研活动的组织或个人描述其从事的研究、设计、工程、试验和鉴定等活动的进展或结果,或描述一个科学或技术问题的现状和发展的文献。科技报告是国家基础性、战略性科技资源,是国家科技实力的重要体现,用于促进科技知识的积累、传播交流和转化应用。

一、科技报告档案管理的意义

2013年,科技部印发《国家科技计划科技报告管理办法》,规范科技报告管理工作流程,明确相关主体的责任、权利和义务。2014年,国办转发科技部《关于加快建立国家科技报告制度的指导意见》,部署加快建立国家科技报告制度,推动科技成果的完整保存、持续积累、开放共享和转化应用。如今,国家科技报告制度建设的顶层设计已基本完成,不仅在政策规章层面进行了部署,而且制定了《科技报告编写规则》(GB/T 7713.3-2014)等国家标准,国家科技报告开放共享平台也于2014年3月1号正式开通。

科技报告是一种科研项目文件,其归档后就成为科研档案重要的组成部分。2014年,中办、国办印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,指出“面对新形势新任务新要求,档案工作还存在一些不适应的地方”,强调“档案收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新”。为此,档案部门要认真探讨科技报告档案管理方法,以实际行动贯彻落实国家有关要求,为科学研究和技术创新提供支撑和保障。

二、科技报告档案管理的现状和问题

(一)科技报告档案管理的现状

《国家科技计划科技报告管理办法》规定了项目(课题)呈交的科技报告类型,包括:项目(课题)年度报告、中期报告及验收(结题)报告;项目(课题)实施过程中产生的实验(试验)报告、调研报告、工程报告、测试报告、评估报告等蕴含科研活动细节及基础数据的报告。

1987年,国家科技部、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》,规定了包括科技报告在内的科研项目文件材料的归档范围。1992年,国家档案局颁布实施的《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T 2-1992),以及2005年中国科学院制订的《中国科学院科研课题档案建档规范》,也都将科技报告纳入科研项目档案的归档范围。

(二)科技报告档案管理的问题

虽然科技报告与科技档案,都从国家层面上建立了管理体系,但由于科技报告只是科研项目档案众多文件中的一种,尽管国内科研单位的档案部门也都根据国家《档案法》以及相关的规章、规范,建立完善了本单位科研档案管理制度,对包括科技报告在内的科研档案实施了规范化管理,但是,对于科技报告这种特定文件的管理目的与要求,仍有诸多差距,尚不能满足适应服务科技创新工作大局的需要。

1.没有专门收集整理,难以单独提供利用。科技报告技术含量高,实用性强,使用价值远高于其他文献,是科研项目所有的文件材料中,最具有共享价值的文件。科技报告需要按规定的格式编写,且经内容审查、密级确认等流程,每份科技报告必须自成一册,独立提供利用。而科研档案归档范围则为科研项目实施过程所有具有保存价值的文件材料,强调项目文件的完整性、成套性以及原始记录性。因此,按照现有的科研档案管理办法,还不能满足科技报告单独提供利用的需求。

2.科技报告归档滞后,难以及时提供利用。科技报告是科研项目过程管理的重要手段,是科技管理部门决策以及对科研项目执行情况监测的重要依据,其内容披露的是最新的科研进展和发现,具有较强的时效性、新颖性和前沿性。《科学技术研究档案管理暂行规定》对科研项目文件材料归档的时间要求是:“科研项目文件材料应在科研项目完成后及时归档,研究周期长的项目,可分阶段归档”。因此,难以满足科研管理部门对科技报告实时提供利用的需求。

3.资源共享依据不足,难以有效提供利用。由于我国科技报告制度刚刚起步,许多科研单位尚未建立完善的科技报告管理制度,档案部门更未建立专门的相关制度。所以,在科技报告资源共享利用方面,档案部门还缺乏权威的制度依据与操作规范,在这种情况之下,档案部门即便接收保存了大量的科技报告,也难以把握科技报告共享利用工作尺度,大量科技报告被闲置,科技报告资源浪费现象极为严重。

三、科技报告档案管理的对策

(一)明确纳入科研档案管理范畴

1.建立科技报告档案管理门类。在不影响科研项目档案完整、规范的前提下,另行建立本单位科技报告档案管理门类,对科技报告进行专门收集和管理。

2.建立科技报告档案管理制度。建立本单位科技报告档案专项管理办法,指导科技报告档案工作具体实施,为本单位开展科技报告档案工作提供制度保障。科技报告档案管理制度应包括档案部门及人员职责、审核办法,科技报告提交时间、方法及流程,科技报告档案归类、整理编号规范、安全保密措施、共享服务办法,提交约束与激励机制等。

3.专人负责科技报告档案管理。在档案员中设专人负责科技报告档案管理工作,包括做好科技报告档案接收、整理、保管与共享服务工作。

4.科技报告工作纳入科研管理。把科技报告建档工作纳入科研管理,与课题管理紧密结合,实现与科研管理“四同步”。课题立项与下达科技报告归档任务同步;检查科研项目进展与检查科技报告形成、提交同步;课题验收、成果评审与检查科技报告提交情况同步;职称评聘与档案部门出具科技报告归档证明同步。

(二)积极推进数字化、网络化管理

1.建立管理系统。档案部门要积极配合科研管理部门做好科技报告管理系统,将科技报告嵌入现有的科研项目管理系统和档案管理系统中,实现多系统,多平台间的数据传导、融合和共享。既可以避免数据处理上的重复劳动,又可方便管理科技报告,及时将科技报告归档。

2.建设人才队伍。要实现科技报告档案管理数字化、网络化,关键要有一支思想素质好、专业水平高、工作能力强的专业的档案管理队伍。各科研单位可根据实际情况,引进或培养与档案管理信息化相适应的专业人才,建设现代化档案管理所需的复合型人才队伍,提高工作水平和效能。

3.加强数据安全。数据安全问题一直是困扰计算机、互联网领域的一大难题,天灾、人祸、病毒、黑客入侵等都有可能造成数据损毁,在科技报告数字化档案管理工作中一定要加强防范,制定可行的信息化管理标准规范,改进安全防护技术,强化安全责任,保障数据交换、信息传递、资料共享安全和有效利用。

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