档案文件管理国际标准新动向 —第三十二次ISO/TC46/SC11会议成果及思考

作者:安小米
来源:中国档案报
2016-07-19 星期二
日前,第三十二次国际标准化组织信息与文献委员会档案文件管理分技术委员会年会(ISO/TC46/SC11,以下简称“SC11”)及第四十三次国际标准化组织信息与文献委员会(ISO/TC46)大会年会在新西兰首都惠灵顿召开。来自21个国家的代表团出席了此次会议。

SC11最新工作动态

SC11成立于1998年,截至2016年5月已有29个参与国成员,16个观察国成员。自2001年首次发布世界范围内第一个文件管理国际标准以来,SC11已发布18个国际标准。

目前,SC11正在修订或准备修订的标准有:《ISO/TR15489-2:2001信息与文献文件管理第二部分:指南》(因ISO15489-1:2016发布,已撤回正在修订)《ISO23081-1:2006信息与文献文件管理过程文件元数据第一部分:原则》《ISO16175-1:2010信息与文献电子办公环境下的文件功能要求和原则第一部分:通则》《ISO30300:2011信息与文献文件管理体系基础和术语》等。

SC11正在制定或准备制定的标准有:《信息与文献数字文件第三方可信数字仓储》《信息与文献文件管理中的鉴定》《信息与文献文件管理词汇》等。

此次SC11会议决议通过,由我国负责的文件管理国际标准工作有:《信息与文献文件管理词汇》征求意见稿起草及工作建议,同时负责提供关于新产生的统一词汇标准替代ISO30300:2011和所有SC11系列标准中术语及定义条款的潜在困难及相关建议,建议还将包括标准征求意见稿出版后的维护程序。标准征求意见稿将在2017年3月底前发送SC11成员,并将由第八工作组和SC11协调工作组在2017年南非会议上进行讨论,笔者作为SC11标准的通用概念第三特别工作组组长,负责此项工作。

此外,笔者还代表中国参与了《ISO30300:2011信息与文献文件管理体系基础和术语》(修订)《信息与文献文件系统设计》(制订)“与数据相关的文件管理”专题研究和“ISO管理体系集成应用中的文件管理标准应用案例”等国际标准的制修订及专题研究工作。国家档案局政策法规司副司长杜梅与笔者共同参与了《信息与文献文件管理中的鉴定》新标准的制订工作。

ISO15489-1:2016文件管理国际标准的新动向

新标准适用于各类组织背景,包括跨层级和跨组织的业务活动,支持各种环境的业务活动及其产生的各种载体和各种形式的文件管理,更加关注业务架构和系统互操作、协同与合作的背景。为适应数字时代文件管理的要求,不仅包括文件管理提高业务效率,利用文件重塑过去的管理动因,同时还包括数据驱动的业务、开放政府计划、共享和协同在线服务、社会对组织责任的关注等新的管理动议。针对数字文件,强调了其生成、捕获和管控的风险管理和变化管理,提出了有效性文件的概念,只有具有真实性、可靠性、完整性和可用性的文件才具有文件证据性属性,强调文件生成、捕获和管控是业务活动的有机组成,突出了文件的可用性与再用性要求,提出了5项管理原则。

新标准新增了文件管理过程中的鉴定要求,采用业务、法律和社会多维度的鉴定分析方法,提倡鉴定和元数据管理贯穿于文件全生命过程。新标准提出了文件全程化、全方位、全要素和全员管理的要求,将“监控与评估”列入管理要求,指明了在管理文件的不同阶段所需关注的不同角度的监管环境要求,同时强化了所有相关人员对文件生成、捕获和管理的责任。

新标准增加了与ISO30300文件管理体系系列标准的关联,强调文件管理活动还需要配套实施上述其他文件管理标准。涉及文件系统设计、文件管理中的鉴定、文件处置等详尽要求目前已列入正在制定的其他新标准中。

数字时代文件无纸化管理的国际经验

会上,西班牙文件无纸化管理的经验受到广泛关注。目前,西班牙政府已立法建立电子政府通用过程,计划实现政府部门无纸化办公,纸张作为通讯手段但仅限用于少数没有能力使用计算机接收文件的公民。所有政府部门都必须留存其独特的电子档案,包括与最终业务过程相关的电子文档。目前,西班牙有两种管理方式。一种是按传统的生命周期理论,研发管理电子文件的档案系统,采用OAIS参考模型,在业务结束后,进行文件元数据摄取和格式转换及电子档案移交,但面临文件处置在哪里实施由谁负责的挑战;另一种是在嵌入电子政务平台,使用内容管理仓储,从文件形成开始进行文件捕获,应用管控策略,识别独特的电子文件并进行归档管理。目前地方政府推行集成化数字文件档案管理系统,在业务过程中构建文件鉴定规则和文件处置规范,实施自动化业务分类方案,产生并维护具有真实性、可靠性、完整性和可用性的有效性文件,使用ISO30300文件管理体系标准作为治理框架,应对无纸化数字转型,同时将实施《ISO30301:2011信息与文献文件管理体系要求》认证作为管理成功的标识。西班牙实施IS30300文件管理体系标准,将文件管理方针纳入电子政务战略层,重新定位文件管理的角色,将其作为信息治理工具,集成化应用最新ISO15489-1:2016国际标准和ISO30300系列标准,实施全过程、全方位、全要素和全员管理的经验值得借鉴。

我国文件管理国标制修订工作亟待加强

笔者自2005年参与SC11工作起,已出席SC11会议16次,撰写了40多个研究报告,作为项目负责人起草和完成了《ISO30300:2011信息与文献文件管理体系基础和术语》的发布,作为特别工作组负责人完成了《ISO30300系列标准与ISOTC46/SC11其他系列标准的关系第二部分:词汇》白皮书的撰写及发布工作。

其间,韩国、澳大利亚、新西兰、加拿大、英国、南非、西班牙、法国、荷兰等国有组织地资助固定专家参与SC11文件管理国际标准的制修订工作,抢领文件管理国际标准的制修订工作任务,提升专家所在国在国际标准制修订工作中的地位。

我国急需加强SC11文件管理标准制修订工作,亟待制定国家战略,积极参与国际标准的制修订工作,有组织地抢领文件管理国际标准的制修订工作任务,提升我国在国际标准制修订工作中的话语权并维护国家利益。建议加强人才培养,对承担国际标准制修订工作任务的专家出席工作会议给予一定经费资助,支持我国文件档案管理国际标准制修订工作的可持续发展。

(作者系中国人民大学信息资源管理学院教授、数据工程与知识工程教育部重点实验室成员)

原载于《中国档案报》2016年7月18日 总第2940期 第三版

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