在数字化大潮中激流勇进 —英国国家档案馆电子档案管理中的机遇与挑战

作者:玛丽·格亚德希尔 崔珍珍 编译
来源:中国档案报
2017-05-19 星期五
数字时代中,英国国家档案馆的电子档案管理面临着不少机遇与挑战,为此他们做出了一些创新尝试和积极努力。

目前,英国国家档案馆的资金来源由原先的英国司法部转为文化、媒体和体育部。《英国公共文件法案》(以下简称《法案》)是英国国家档案馆法定责任之源,该法案要求政府各部门将具有历史价值的文件移交给英国国家档案馆永久保存,这项法定义务实际由国家公共文件管理者——英国国家档案馆馆长来履行。

《法案》形成于1958年,因此在应对数字信息管理挑战方面所提甚少。但是,我们后来发现,《法案》中的一些基本术语具有一定的弹性,这意味着我们或许能够规避最近的有关法规草案。因此,我们有法定的义务收集、保管,并对外提供各种载体形式的公共文件的利用。

此外,《法案》中的一项规定发生了改变。2013年,英国政府要求档案在满足20年期限后进行开放,取代了原先文件30年期满开放的规定,不过实现这个转变至少需要十几年的时间。这个变化对于各部门、保管机构、英国国家档案馆都是一项重大事务,特别是对英国国家档案馆来说,要同时面对首批数字档案的移交与永久保存两项工作,挑战性很高。

英国国家档案馆约有600名员工,大家承担着多种角色、履行着多种职责,组织结构较为复杂。随着公文数量的逐渐增多,我们对未来事业充满着雄心壮志。但不得不承认的是,过去5年中,大部分用于公共档案管理的资金整体缩减了25%至40%。2015年5月英国新政府上台后,预计财政经费会在下一任期的5年内以同样的幅度缩减,虽然我们继续保持开源节流,但管理经费的缩减无疑会限制档案移交的内容和数量,对档案工作的顺利开展造成负面影响。

在过去15年中,数字化技术的发展带来的变化使档案工作也面临着根本性变革。英国国家档案馆近期刚刚开始增量档案电子化的工作,目前已对约1.44亿件馆藏历史档案进行了数字化处理并在网上公开,这部分档案约占馆藏总量的8%至10%。

数字化成本很高,对于利用率较低的档案来说,数字化工作似乎并没有这个必要,但是对于利用率较高的档案,数字化技术的发展为档案利用的全球化提供了一个暂新的契机。得益于数字化技术的发展,利用者能够在世界各个角落查阅利用档案并开展研究。

我们与在线出版商业合作伙伴的关系成为数字化项目能否成功的关键。过去15年中,合作伙伴对档案数字化项目的投资总额远远超出了我们自己所能负担的资金。另外,在财政缩减的大环境下,合作伙伴资助了我们的内部核心服务,并向家谱研究者和教授等特定受众提供更专业、更深层次的知识服务。他们在赢得和服务客户方面投入了时间、资金和专业技术,超出了我们的预期。就这点而言,尽管我们拥有自己的网站和服务器,但是商业合作伙伴在拓宽档案在线利用渠道方面确实贡献卓越。

在刚开始承担大规模的档案数字化项目时,我们曾预测在阅览室查阅原始档案的查阅需求量会逐渐降低,但事实证明并非如此。与之相反的是,利用者在早期的研究中会利用网络上的电子档案,但是几乎所有人都要在下一步研究中利用纸质档案,利用者数量和档案利用率反而都创下历史新高。

除了档案利用方式发生改变,英国国家档案馆的官网也焕然一新。2012年10月,英国国家档案馆开设了“发现”这个多元化服务的栏目,这是提升网络服务的重要改进措施。这个栏目拥有独立、多样化的档案著录数据库,用户可以检索和浏览逾3000万条的档案著录信息;整合了英国2500个档案馆中的1000万条档案著录信息,并附以各档案馆的详细档案资料信息,此前,这些信息都是独立分散在各个数据库中的。一般用户可以用自己熟悉的、非专业的方式进行检索,比如通过单独的检索栏和筛选器缩小检索范围,也可以为专业用户和特殊用户提供特定档案的检索并提供指导,用户可贴注标签方便再次查找。

从查找档案到多样化检索入口的实现,英国国家档案馆为提升用户利用全过程的体验度做好了基础性的无缝对接。用户可在阅览室排队查阅浏览纸质档案,发送请求获取档案复印件并等待接收,或复制并下载数字化档案副本。与之前独立的网络目录和下载系统相比,用户要想下载所需档案必须进行多次的密钥更新,这是一个重要的突破。英国国家档案馆通过将“发现”栏目与合作伙伴的网站进行链接,其他档案馆的电子档案都可以通过英国国家档案馆网站的入口进行浏览和下载。从组织视角看,“发现”栏目是数字化技术影响档案工作中的一个有趣案例,也是一个非常纯粹的技术案例。

(作者系英国国家档案馆商业与数字化部门主管)

原载于《中国档案报》2017年5月18日 总第3067期 第三版

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